Struktur dan desain kepemimpinan
Pengertian Struktur dan Desain
Organisasi
Struktur
adalah cara sesuatu disusun atau dibangun organisasi yang merupakan suatu wadah
berkumpulnya minimal dua orang untuk mencapai sebuah tujuan. Struktur
Organisasi adalah Suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian secara posisi
yang ada pada perusahaaan dalam menjalin kegiatan operasional untuk mencapai
tujuan.Struktur organisasi adalah bagaimana pekerjaan dibagi,
dikelompok- kan, dan dikoordinasikan secara formal.Struktur organisasi ialah
susunan pembagian tugas secara formal yang ada dalam sebuah organisasi.
Selain
memiliki struktur, organisasi juga memiliki desain organisasi.
desain organisasi, Ivancevich (2008)
mendefinisikannya sebagai proses penentuan keputusan untuk memilih alternatif
kerangka kerja jabatan, proyek pekerjaan, dan departemen. Dengan demikian,
keputusan atau tindakan-tindakan yang dipilih ini akan menghasilkan sebuah
struktur organisasi.
Ada lima keputusan desain yang diperlukan untuk menciptakan struktur
organisasi yaitu:
1. Pembagian tugas
(division of labor)
Berkaitan dengan proses
membagi tugas ke dalam suatu unit-unit tugas yang
secara berturut-turut lebih kecil. Manfaat mengorganisasikan tugas
adalah kelompok orang yang bekerja sama dalam suatu pembagian kerja mampu
menghasilkan lebih dari yang mereka hasilkan sendiri. Hal penting dalam
pembagian kerja adalah sejauh mana tugas-tugas harusnya dispesialisasikan.
Keputusan tingkat spesialisasi yang tepat adalah keputusan desain
yang penting karena akan bedampak pada efektivitas organisasi. Spesialisasi
tugas yang tinggi menimbulkan rasa bosan, namun dapat meningkatkan
produktivitas, karena:
a) Melakukan tugas
berulang dapat meningkatkan keahlian
b) Mengurangi
kebutuhan pelatihan
c) Mengurangi waktu
terbuang karena alih tugas
d) Dapat dikembangkan
alat otomatis khusus untuk menyelesaikan satu tugas
e) Pengendalian
kualitas lebih baik
2. Departementasi
Merupakan proses
mengkombinasikan tugas ke dalam kelompok-kelompok atau departemen-departemen.
Derajat kesamaan dari tugas yang ada dalam satu departemen adalah hal
pokok. Tugas dapat dikelompokan (dasar-dasar departementasi)
dalam beberapa kriteria
a) Departementasi
fungsional
Merupakan metode yang
paling efektif. Tugas yang sejenis dan saling terkait dapat
dikelompokkan dalam departemen yang sama. Kelebihannya adalah
meningkatkan keahlian, memungkinkan penggunaan sumber-sumber secara maksimal,
mendorong penggunaan keahlian dan peralatan tertentu, komunikasi dan prestasi
meningkat. Kelemahannya adalah mengurangi komunikasi dan kerja sama
antardepartemen sehingga menimbulkan perspektif sempit.
b) Departementasi
atas dasar produk
Terdiri dari kombinasi ke
dalam suatu tugas departemen yang meliputi memproduksi produk-produk sejenis.
Biasanya terjadi pada perusahaan besar yang sulit untuk mengkoordinasikan
beraneka ragam departemen fungsional. Misalnya PT Astra Internasional.
Keunggulannya adalah menciptakan koordinasi dan pemusatan usaha memproduksi
secara efektif, berorientasi pada konsumen, dan pekerja lebih kohesif.
Kelemahannya keahlian dan sumber-sumber tidak dimanfaatkan secara
optimal.
c) Departementasi
atas dasar wilayah
Organisasi menggunakan geografis
sebagai dasar departementasi, jika organisasi tersebar di area geografis yang
luas untuk unit yang sama. Keunggulannya adalah mengurangi permasalahan yang
diakibatkan oleh jarak, seperti kesulitan komunikasi, pengamatan dan keputusan
yang mendesak.
d) Departementasi atas
dasar pelanggan
Mengelompokan tugas dengan
mengorganisasikannya sesuai dengan pelanggan yang dilayani. Terutama jika
pelanggan memiliki kategori dan kebutuhan dari masing-masing kelompok
yang berbeda secara signifikan.
3. Rentang kendali
Berkaitan dengan jumlah
bawahan yang dapat dikendalikan dengan efektif oleh seorang atasan. Organisasi
dengan rentang kendali luas memiliki sedikit tingkat hirarki, banyak
orang berada dibawah satu penyelia, sehingga terbentuk struktur organisasi datar
(flate). Sedang pada rentang kendali sempit, manajer hanya membawahi
beberapa bawahan, terbentuk struktur organisasi yang tinggi. Hal tersebut dapat
menghalangi komunikasi antar pribadi yang lebih luas dalam
organisasi. Besarnya rentang kendali yang efektif dipengaruhi oleh
beberapa faktor:
a) Sifat tugas:
jika rutin dan sederhana maka rentang kendali luas, dan jika kompleks dan
sering berubah maka rentang kendali sempit
b) Kemampuan
bawahan: rentang kendali luas jika bawahan memiliki tingkat kemampuan dan
profesionalitas tinggi, dan rentang kendali sempit jika ketrampilan bawahan
rendah
c) Kontak dan
koordinasi: jika tugas memerlukan kontak dan koordinasi tinggi antara bawahan
dan atasan, maka rentang kendali sempit.
4. Delegasi
wewenang
Berkaitan dengan sejauh
mana wewenang pengambilan keputusan tersebar dalam hirarki organisasi, jika
tersebar secara luas maka disebut desentralisasi, sedangkan jika hanya ada di
tingkat atas maka disebut sentralisasi. Organisasi yang relatif kecil dan
karyawan tidak banyak, serta tugas tidak begitu kompleks biasanya menerapka
sentralisasi.
5. Mekanisme
koordinasi
Organisasi harus
mengintegrasikan berbagai aktivitas dan orang dalam organisasi. Ada tiga metode
yang dapat digunakan untuk melakukan koordinasi:
a) standardisasi
proses kerja: tugas rutin dikoordinasikan dengan prosedur standar operasi
b) standardisasi
hasil: produk harus diproduksi sesuai spesifikasi
c) standardisasi
keahlian: tingkat keahlian tinggi melalui pelatihan
